Як ріелтору організувати документообіг по угоді, щоб нічого не втратити

Одна пропущена довідка або забутий договір можуть зупинити навіть найперспективнішу угоду з нерухомістю. У роботі агента одночасно беруть участь десятки документів: договори, виписки, узгодження, підтвердження та юридичні перевірки. Якщо не вибудувати чітку систему, важлива інформація легко губиться серед листування, сканів і паперових папок. Грамотна організація документообігу дає можливість контролювати всі етапи угоди і значно знижує ризик помилок.

Які документи супроводжують угоду з нерухомістю

Пакет документів може відрізнятися залежно від типу об'єкта, форми власності та інших особливостей. Ріелтору важливо заздалегідь розуміти, які дані будуть потрібні і на якому етапі вони повинні бути підготовлені. Стандартний набір включає:

• документи, що підтверджують право власності – договір купівлі-продажу, свідоцтво про право власності, дарча або документи про спадкування, що підтверджує законність володіння нерухомістю;
• виписки та реєстраційні дані об'єкта – дають можливість перевірити статус квартири або будинку, наявність обмежень та актуальність інформації про власника;
• технічна документація – план і паспорт квартири або документи БТІ, які містять відомості про площу, планування та характеристики об'єкта.

У деяких випадках потрібні згоди подружжя, опікунських органів або інших співвласників нерухомості, надані в письмовій формі.

Як систематизувати документи по кожному об'єкту

При одночасному веденні декількох угод папери легко переплутати, особливо якщо частина файлів зберігається в комп'ютері, інша – в електронній пошті, а оригінали – в паперових папках. Щоб уникнути плутанини, важливо вибудувати зрозумілу і структуровану систему:

• окрема папка для кожного об'єкта – містить всі файли, пов'язані з конкретною квартирою або будинком: договори, фотографії, технічні документи, листування;
• єдиний формат назв – адреса об'єкта, прізвище власника або тип файлу, що спрощує пошук потрібної інформації;
• поділ за категоріями – окремі розділи для юридичних документів, технічних даних і матеріалів для презентації об'єкта допомагають швидше орієнтуватися.

Корисно зберігати скани всіх оригіналів до завершення угоди. Навіть якщо папери знаходяться у клієнта або нотаріуса, у ріелтора повинні бути копії.

Як контролювати підготовку документів на різних етапах угоди

Документообіг у нерухомості – не тільки зберігання даних. Перед остаточним підписанням договору купівлі-продажу, агент повинен:

• сформувати базовий список – перелік документів, які будуть потрібні для укладення угоди;
• перевірити юридичну чистоту об'єкта – права власності, історію переходу нерухомості та наявність обмежень;
• контроль термінів – деякі довідки та виписки мають обмежений термін дії, тому важливо отримувати їх вчасно.

Така система дає можливість завчасно переконатися, що все готово – і ніщо не завадить завершити угоду.

Як працювати з цифровими копіями документів

Ринок нерухомості давно і успішно переходить на електронний документообіг, що дозволяє легко обмінюватися інформацією без особистих зустрічей. Головне дотримуватися кількох ключових принципів:

• сканування в хорошій якості – на багатьох смартфонах доступна ця опція, а чіткі копії дозволяють без проблем читати текст і використовувати документи при перевірках;
• безпечне зберігання даних – у захищених папках або хмарних сервісах з обмеженим доступом;
• регулярне резервне копіювання – забезпечує збереження важливої інформації навіть у разі технічних проблем з комп'ютером або ноутбуком.

Цифровий архів електронних копій значно спрощує узгодження умов угоди та підготовку до підписання договору.

Як CRM допомагає керувати документообігом

При зростаючій кількості об'єктів і запитів складно контролювати всі звернення вручну. Впровадження спеціалізованої CRM Plektan дає можливість структурувати велику кількість документів, що надходять, завдяки наступним опціям:

• картки клієнтів – файли легко прикріпити до конкретного об'єкта;
• спільний доступ до інформації – зручний, якщо над угодою працюють кілька фахівців;
• контроль етапів – система допомагає оптимізувати процес і не доводиться тримати всю інформацію в пам'яті.

Використання CRM робить документообіг прозорим і організованим. І замість хаотичного зберігання файлів фахівець з нерухомості отримує зрозумілу систему управління всією інформацією по угоді.